問3 ソフトウェアパッケージ導入について

テーマ：業務システムの構築に際しては,品質向上,開発期間の短縮などのメリットが期待できることから,ソフトウェアパッケージを利用することが多い。

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問3　ソフトウェアパッケージ導入に関する次の記述を読んで，設問1〜3に答えよ。

　K市は，寒冷地に所在する中核市である。K市の職員課では，市役所に勤務する約2,000人の職員の給与，福利厚生，人事管理，健康管理などに関する業務を15人の職員で対応している。職員課では，人事給与などに関する新たな業務システム（以下，新システムという）を構築することにした。

〔新システム構築の背景〕
　職員課では，内部事務の情報化が始まった当時に，給与計算システムをメインフレーム上で構築し，その後，分散型システムへのダウンサイジング，制度改正などに伴う度重なるシステム改修を経て現在に至っている。また，給与計算システムとは別に，採用から退職に至るまでの人事管理全般を担う人事システム，休暇申請などの申請届出と勤怠管理を担う庶務事務システムを，構築，運用している。
　これらの現行の業務システムは，ソフトウェアパッケージを利用せずK市専用の情報システムとして開発した。近年はシステム維持費用の削減が課題となっており，現状について外部評価を行った。外部評価の主な指摘事項は次のとおりである。
(1) サーバの使用率が終日低く，ハードウェア借料及び保守費用を削減する余地がある。サーバの使用率が低い理由は次のとおりである。
・給与計算システム及び人事システムは，主に職員課の職員しか利用しない。
・庶務事務システムは，最もアクセスが集中する時間帯が，前勤務日に時間外勤務などを行った職員が実績を申請する8時45分から12時であり，利用する時間帯が比較的分散している。
(2) 制度改正によるシステム改修が毎年発生しており，他の中核市と比較してシステム改修費用が多く掛かっている。K市の現行の複数の業務システムと同等の機能を提供している人事給与業務専用のソフトウェアパッケージ（以下，人事給与パッケージという）を導入して標準機能を基に運用している他市では，システム改修を行わずに，製品バージョンアップなどの人事給与パッケージの標準保守の中で，全国の地方自治体に共通する制度改正に対応している。
　これらの指摘事項を踏まえて，K市では，現行の複数の業務システムを，人事給与パッケージを利用して再構築することにした。

〔現行業務の概要〕
　職員課では，地方公務員法，K市の条例，規則などに基づき，例月給与の計算・支給事務，採用事務，退職事務，人事異動事務などの幅広い人事給与関連業務を行っている。現行の業務システムを利用した毎日の勤怠管理と，職員課が毎月実施している主要事務の一つである例月給与の計算・支給事務の主な流れを表1に示す。

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表1 現行の勤怠管理と例月給与の計算・支給事務の主な流れ


〔フィット＆ギャップ分析の実施〕
　K市では，新システムの構築に際して入札を行い，その結果，構築事業者としてL社と契約することになった。L社は，多くの地方自治体で導入実績がある自社製品の人事給与パッケージ（以下，L社パッケージという）を利用し，新システムを構築することを提案していた。
　職員課及びL社は，設計・開発に着手する前に，K市の現行業務に対するL社パッケージの適合性を評価するために，フィット＆ギャップ分析を実施した。職員課は，分析に当たって，人事給与パッケージ導入の背景，目的を踏まえて，カスタマイズを極力行わず，標準機能に合わせて現行業務を見直す前提で検討することにした。
　L社パッケージの標準機能のうち，勤怠管理に係る機能の一部を表2に，例月給与の計算・支給事務に係る機能の一部を表3に示す。
　なお，標準機能は，利用の有無をパラメータで簡易に設定することができる。

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表2 L社パッケージの標準機能（勤怠管理に係る機能の一部）


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表3 L社パッケージの標準機能（例月給与の計算・支給事務に係る機能の一部）


〔勤怠管理に係る標準機能の利用検討〕
　より正確で客観的な出退勤時刻を記録することと，①表1において毎月発生している，ある作業の負担を軽減するために，職員課ではL社パッケージの標準機能として提供される打刻機能の利用を検討した。その結果，一部の部署では庶務担当者以外の職員にPCが貸与されていないことと，予想される同時アクセス数が現行の業務システムと比較して多くなり，ハードウェア借料及び保守費用の削減が難しくなることが分かったので，新システムでは利用しないことに決めた。代わりに，現在職員証として利用している非接触ICカードを利用し，新たにICカード読取機能付のタイムレコーダを導入して，月に1回手動で出退勤時刻データを新システムに取り込むことにした。

〔例月給与の計算・支給事務に係る標準機能の利用検討〕
　L社パッケージと現行の例月給与の計算・支給事務とのフィット＆ギャップ分析を行った結果，一部の部署を除き電子給与支給明細書の交付を導入する方針とし，表3に示す標準機能については，全て利用することにした。また，標準機能の詳細を確認した結果，標準機能をそのまま利用した際に影響が大きい現行業務とのギャップの一つとして，寒冷地手当に関する機能が挙がった。現在の寒冷地手当支給に関する規則の主な内容は次のとおりである。
・寒冷地手当の支給対象期間（以下，支給対象期間という）の初日時点において，K市を含む寒冷地手当支給対象地域（以下，支給対象地域という）に在勤する職員に対して寒冷地手当を支給する。東京事務所などの支給対象地域以外の勤務地に勤務する職員に対しては支給しない。
・寒冷地手当は，職員が世帯主であるか否か，扶養親族があるか否かといった世帯の区分に応じた額を，支給対象期間の初月の例月給与に加えて一括して支給する。
・支給対象期間中に，世帯の区分の変更，支給対象地域をまたぐ異動などが生じた場合には，月割りで手当額を計算して，不足額を追加で支給（以下，追給という）又は支給済額を例月給与から控除（以下，返納という）する。
　なお，手当額は各月の1日時点の情報を基準に算出し，月途中の変更，異動などは考慮しない。
　一方で，L社パッケージにおける寒冷地手当に関する標準機能の主な内容は次のとおりである。
・職員ごとに寒冷地手当の支給対象職員か否かを設定できる。
・支給対象期間をパラメータで設定できる。設定は月単位であり，日単位での設定には対応していない。
・支給対象地域区分及び世帯の区分に応じた手当額を，パラメータで設定できる。
・支給対象職員に対して支給対象期間の例月給与に含めて毎月支給する。日割りでの支給額の計算はできず，追給及び返納にも対応していない。
　現行業務とL社パッケージの標準機能とのギャップを踏まえて，K市では新システムの稼働までに，寒冷地手当支給に関する規則の内容の一部を変更することにした。これによって，②ある状況が発生した場合のための機能について，追加開発が不要になると判断した。