問1 生命保険会社のシステムの構築について

テーマ：制度対応に伴い,現在の業務を見直し,業務とシステムを設計・構築することがある。

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問1　生命保険会社のシステムの構築に関する次の記述を読んで，設問1〜4に答えよ。

　A社は，多くの個人保険の契約を保有する大手生命保険会社である。保険金などを顧客に支払った場合に支払調書を税務署に提出している。社会保障・税番号制度（以下，マイナンバー制度という）の導入に伴い，支払調書にマイナンバーの記載が必要になることから，マイナンバーを含むデータを処理するための専用の情報システム（以下，新システムという）を構築することにした。

〔現在の業務と関連システムの概要〕
　A社では，顧客から保険金請求の連絡があった場合，保険金部で契約管理システムを利用して手続書類を印刷し，送付する。顧客から記入済みの手続書類の提出を受け，内容を確認して保険金を支払う。一定金額以上の保険金を支払った顧客については，契約管理システムを利用して支払調書を作成し，CDに格納して税務署に提出する。支払調書には，契約者の氏名，契約者の住所，受取人の氏名，受取人の住所，支払金額，支払年月日などが記載されている。
　現在のシステム概念図を図1に示す。

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図1 現在のシステム概念図


〔マイナンバーに関する業務とシステム化の方針〕
　マイナンバー制度導入後は，現在の支払調書に契約者及び受取人のマイナンバーを記載するマイナンバー記載欄が追加される。それに伴い，A社では，マイナンバーに関する業務とシステム化の方針を，次のように決定した。
・顧客のマイナンバーを取り扱う部署として，マイナンバー管理部を新設する。
・一定金額以上の保険金を支払った顧客については税務署に支払調書を提出する必要があるので，保険金請求の連絡を受けた際に，契約者及び受取人双方にマイナンバーの提供を依頼する。そのために，マイナンバー提供のお願い，マイナンバー申告書，マイナンバー申告書記入例，返信用封筒などを含んだマイナンバーの提供に関する書類（以下，マイナンバー提供依頼書類という）をA社から顧客に送付する。
・顧客からのマイナンバーの提供が遅れても，手続書類を確認でき次第，保険金を顧客に支払う。
・マイナンバーを含むデータは，新システムだけで扱うこととする。また，マイナンバー管理部だけが新システムを利用できることとし，業務はセキュリティレベルの高い執務室で行う。

〔マイナンバー制度導入後の業務概要〕
　A社では，マイナンバー制度導入後，現在の業務に加えて次のような業務を実施することを検討している。
(1) マイナンバー取得業務
　契約管理システムで，顧客番号と顧客氏名を記載したマイナンバー申告書を印刷する。既に新システムにマイナンバーを登録済みの顧客のマイナンバー申告書は印刷しない。顧客番号は，A社の顧客を一意に特定する値であり，1人の顧客が複数の保険契約に関係している場合でも，顧客番号は一つである。
　保険金部は，保険金の支払に必要な手続書類に，マイナンバー提供依頼書類を同封して顧客に送付する。顧客は，送付されたマイナンバー申告書にマイナンバーを記入してA社に提出する。マイナンバー管理部は，顧客から提出されたマイナンバー申告書の内容に不備がないことを確認した後，新システムにマイナンバーを登録する。不備があった場合は，マイナンバー管理部で顧客に連絡し，対応する。
　顧客からマイナンバーが変更になった旨の連絡があった場合は，新システムで管理しているマイナンバーを即時削除し，再度マイナンバー提供依頼書類を顧客に送付する。支払調書を税務署に提出した後にマイナンバーの変更があっても，支払調書の再提出は行わない。
(2) マイナンバー申告書進捗管理業務
　マイナンバー管理部は，マイナンバー申告書の状態（以下，申告書ステータスという）を新システムで照会し，進捗状況を管理する。
(3) 支払調書提出業務
　契約管理システムで作成した支払調書に，新システムでマイナンバーを追記して，毎月1回，CDに格納して税務署に提出する。まだマイナンバーが提供されていない場合又は書類に不備があった場合は，該当する契約者又は受取人のマイナンバー記載欄を空白で提出する。その後，マイナンバーが提供されたら，マイナンバーを記載した支払調書を，訂正支払調書として再度提出する。マイナンバーの誤登録によって，提出済みの支払調書を訂正する必要があった場合は，担当者が個別に確認して対応する。
(4) マイナンバー申告書督促業務
　支払調書提出時までにA社にマイナンバー申告書が届かず，支払調書の契約者又は受取人のマイナンバー記載欄を空白で提出した場合は，対象の顧客にマイナンバー申告書の提出を督促する。新システムから督促対象の顧客リストを出力し，マイナンバー管理部から顧客に督促書類を送付する。その際，顧客に督促書類を送付したことを把握するために，新システムに督促履歴を登録する。
(5) マイナンバー削除業務
　顧客から提供されたマイナンバーは，支払調書を最後に提出してから7年経過した際に新システムで一括削除する。また，提出後7年を経過した支払調書も削除する。

〔新システムの設計〕
　マイナンバー制度導入後の業務を踏まえ，新システムの設計を次のように検討している。マイナンバー制度導入後のシステム概念図を図2に，新システムで利用する主要なデータを表1に示す。
(1) システム間連携機能
・マイナンバー提供依頼書類を送付した顧客の顧客番号，送付年月日，顧客氏名及び送付先住所をマイナンバー提供依頼書類情報として契約管理システムから受領し，申告書データに登録する。
・マイナンバーを登録又は削除した顧客の顧客番号を，契約管理システムに送信する。
・現在の支払調書情報に契約者及び受取人の顧客番号を追加した支払調書情報（以下，支払調書基本情報という）を，毎月1回契約管理システムから受領する。
(2) マイナンバー取得管理機能
・マイナンバー申告書に記入されている情報を用いて，登録画面からマイナンバーデータのレコードを登録する。
・マイナンバーデータのレコードを登録する際，①該当する顧客の支払調書データのレコードが存在し，最新のレコードのマイナンバーが空白である場合に，再度，支払調書データのレコードを作成し，登録する。支払調書データは，レコードを履歴で保存する。
(3) マイナンバー申告書進捗管理機能
・申告書データに申告書ステータスを保有し，画面から照会，変更する。申告書ステータスの値は，“取得中”，“不備対応中”，“登録済み”又は“削除済み”である。申告書ステータスの初期値は“取得中”である。不備があった場合は，画面から申告書ステータスの値を“不備対応中”にする。不備がなくマイナンバーが登録された場合は，申告書ステータスは“登録済み”になる。
(4) 支払調書提出機能
・契約管理システムから支払調書基本情報を受領後，支払調書番号を採番し，支払調書データのレコードを作成して，登録する。その際，契約者及び受取人のマイナンバーを設定する。登録した支払調書データのレコードから，税務署に提出する支払調書を格納したCDを作成する。
・支払調書データから訂正支払調書として税務署に提出するレコードを抽出し，訂正支払調書を格納したCDを作成する。
(5) マイナンバー申告書督促機能
・支払調書提出機能の処理完了後に，支払調書データの各支払調書番号について最新の履歴であるレコードを対象に，督促が必要な顧客番号を抽出する。抽出した顧客番号に該当する申告書データを参照し，②申告書ステータスが特定の値であるレコードを除外し，督促対象の顧客リストとして帳票に出力する。
・督促書類を送付した顧客については，画面から督促履歴情報を督促履歴データに登録する。
(6) 削除機能
・削除予定年月日を過ぎているマイナンバーデータのレコードを一括で削除し，対応する顧客の申告書ステータスを“削除済み”にする。
　なお，削除予定年月日は，マイナンバーデータのレコードを登録する際，システムで計算して設定する。また，削除予定年月日は，ある機能で変更する。
・マイナンバーデータのレコードを一括で削除する処理に加えて，画面から1件ずつ削除可能とする。
・提出後7年経過している支払調書データのレコードを一括で削除する。

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図2 マイナンバー制度導入後のシステム概念図


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表1 新システムで利用する主要なデータ