問3 売上・回収業務のシステム改善

テーマ：業務の改善や変更によって,既存システムへの機能追加や機能改善が行われることが多い。

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問3　売上・回収業務のシステム改善に関する次の記述を読んで，設問1〜4に答えよ。

　E社は，関東地方を中心に建材の卸販売を行っている。現在，販売管理システムと会計システムを対象に，売上から回収までの業務及びシステムの改善を進めている。

〔現状の売上から回収までの業務と関連システムの概要〕
　現状の売上から回収までの業務と関連システムの概要は，次のとおりである。関連システムは，販売管理システムと会計システムである。
(1) 売上業務
　売上計上には，販売している商品の特性によって，出荷した時点で売上を計上する（以下，出荷基準という）場合と，顧客からの検収書を入手した時点で売上を計上する（以下，検収基準という）場合の2通りがある。出荷基準の場合は出荷伝票の控えから，検収基準の場合は顧客の検収書から，営業事務部門で売上伝票を起票し，販売管理システムに入力して売上を登録している。また，売上伝票の控えが経理部門に回付され，経理部門で仕訳伝票を起票し，会計システムに入力して，売上勘定と売掛金勘定に計上している。
(2) 返品業務
　商品は，誤出荷や不良品出荷などによって返品されることがある。良品の返品は，倉庫在庫へ戻入れを行い，それ以外は廃棄などの処理を行う。返品の受付後，返品伝票を起票し，販売管理システムに入力することによって，必要な処理を行っている。また，返品伝票の控えが経理部門に回付され，返品に伴う修正仕訳伝票を起票し，会計システムに入力している。
　なお，返品に対する再出荷は，通常の出荷と同様に処理する。
(3) 請求業務
　顧客への毎月の請求は，指定請求先に対し，締日までの売上情報に基づき請求書を発行する場合と，一部の大手顧客からの支払通知書に基づき請求書を発行する場合がある。請求書は，会計システムで発行し，経理部門から顧客に送付している。
(4) 入金業務
　顧客からのE社への入金は，E社指定口座への銀行振込によって行われる。また，全ての顧客の支払条件は，締日の翌月末払いとなっている。支払日が休日の場合は，その前の営業日となっている。顧客からの入金情報はファームバンキングによって入手している。
(5) 売掛金管理業務
　売掛金の消し込み及び残高管理は，経理部門で行っている。

〔売上から回収までの業務に関わるシステム改善要望〕
　関連部門から，売上から回収までの業務に関わる，次のようなシステム改善要望が出された。
(1) 売上業務の改善
　① 営業事務部門と経理部門での伝票の受渡しをできるだけ減らせるようにシステムを改善してほしい。
　② 経理部門での仕訳伝票起票，入力などの事務処理工数を減らすために，販売管理システムと会計システムとの連携を強化してほしい。
(2) 返品業務の改善
　① これまで返品については，返品理由が曖昧なまま安易に返品を受け付け，処理されていたケースが多かった。今後は，顧客や配送業者との確認も含めて営業事務部門，出荷部門などの関連部門で返品理由を明らかにし，自社責任による返品か否かを明確にしていきたい。
　② 自社責任による返品については，販売管理システムに新たに返品受付処理を設け，返品に伴う必要な処理をシステムで連携できるようにしてほしい。
(3) 請求業務の改善
　① 顧客からの支払通知書は，今は郵送されてきているが，その入手方法をシステムで対応できるように改善してほしい。
　② 支払通知書の内容と請求内容の照合をシステムで対応してほしい。
(4) 売掛金管理業務の改善
　資金繰り強化及び売掛金の不良債権化予防の一環として，売掛金未回収のリスクを減らすための情報提供をシステムで行ってほしい。

〔改善後のシステムの内容〕
　システム改善要望を踏まえ，情報システム部門で検討した改善後のシステムの内容は，次のとおりである。
(1) 売上及び返品に関する処理
　出荷後の出荷伝票又は顧客検収後の検収書を販売管理システムに登録し，その実績データに基づき売上計上を行う。また，出荷実績は，販売管理システムの在庫管理に反映する。売上の情報は，会計システムに連携し，自動仕訳を行い，一般会計処理で関連する勘定科目に計上する。それによって，売上伝票を起票して経理部門に回付することは廃止する。また，経理部門での仕訳伝票の起票とその入力も廃止する。
　返品については，販売管理システムに新たに返品受付の処理を設ける。ここで受け付ける返品は，自社責任が明確になった返品だけとする。売上の修正が必要な返品は，売上ファイルにその修正を反映し，会計システムにもその修正を連携して反映する。また，良品の返品の場合は，販売管理システムの在庫管理に反映する。
　売上及び返品に関する処理の改善後のシステムフローを図1に示す。

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図1 売上及び返品に関する処理の改善後のシステムフロー


(2) 請求に関する処理
　大手顧客からの支払通知書に基づく請求については，顧客からの支払の対象となる支払明細データを事前にEDIで入手できるように顧客と調整する。その支払明細データと売上データとの照合処理を，毎月顧客ごとの締日を基準にして実施する。照合の結果，不一致が発生した場合は，人手で顧客との確認・調整を行い，確定結果をシステムに登録し，必要な売上データの修正を行う。
　請求に関する処理の改善後のシステムフローを図2に示す。

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図2 請求に関する処理の改善後のシステムフロー


(3) 売掛金管理に関する処理
　売掛金管理において，新規の管理帳票として売掛金年齢表を作成する。売掛金年齢表は，売掛金の回収を促進し，不良債権化を未然に防止するための情報を提供する管理表であり，現時点の売掛金残高に対する回収が，顧客の売掛金の支払条件に応じた回収になっているか，回収が遅れている場合はいつの売上分の売掛金残高が幾ら未回収となっているかが出力されている。
　売掛金年齢表の帳票イメージを図3に示す。売掛金年齢表に例示している，顧客F社，G社，H社の売掛金の支払条件は，3社とも月末締め翌月末払いである。また，売掛金年齢表の作成は，月末入金による売掛金の消し込み処理の後に行うものとする。

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図3 売掛金年齢表の帳票イメージ